Osallistumis- ja peruutuskäytännöt Koudat ry:n tapahtumissa
Päivitetty 19.9.2024
Partiolippukunta Koudat ry järjestää vuosittain kymmeniä erilaisia tapahtumia. Tapahtumat saattavat olla lippukunnan yhteisiä, ikäkauden yhteisiä tai ryhmien omaa toimintaa. Tähän on koottu käytäntöjä ja ohjeita, jotka ovat voimassa kaikissa lippukunnan tapahtumissa. Muiden järjestäjien, kuten partiopiirin tai keskusjärjestön tapahtumissa, saatetaan noudattaa muita periaatteita, joista tiedotetaan erikseen.
Lippukunnan tapahtumat noudattavat Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry:n turvallisuusohjeita. Leirejä johtaa partiojohtaja. Muita suurempia lippukunnan tapahtumia johtaa partiojohtaja tai partiojohtajakoulutettava. Lisäksi tapahtumissa on vähintään turvallisuusohjeen mukainen määrä muita täysi-ikäisiä johtajia. Retkillä, joille osallistuu alle 15-vuotiaita partiolaisia, on aina mukana vähintään yksi täysi-ikäinen henkilö.
Tapahtuman osallistumismaksu
Suurin osa lippukunnan tapahtumista on maksullisia. Osallistumismaksuilla katetaan esimerkiksi tilojen vuokrakuluja, kuljetukset tapahtumaan, ruoan ja ohjelman kulut sekä muita mahdollisia kuluja. Lippukunnan tapahtumat pyritään järjestämään mahdollisimman pienin osallistumismaksuin. Jos tapahtuman hinta siitä huolimatta tuntuu korkealta, voi lippukunnan tapahtumiin hakea lippukunnalta maksuvapautusta, osamaksua tai avustusta osaan osallistumismaksusta. Ohjeet avustushakemuksen täyttämiseen löytyvät täältä. Mahdollista tarvittavaa avustusta tulee hakea jokaiseen tapahtumaan erikseen.
Tapahtuman osallistumismaksu laskutetaan viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen. Laskun maksuaika on kaksi viikkoa. Tapahtumat laskutetaan pääsääntöisesti ennen tapahtumaa. Mikäli tapahtuma on laskutettu etukäteen, maksettu osallistumismaksu on edellytys osallistumiselle. Lippukunta laskuttaa vain sähköpostitse. Laskutus voi tapahtua myös vasta tapahtuman jälkeen. Jos edellisten tapahtumien maksuja on maksamatta, lippukunta voi rajoittaa myöhempiin tapahtumiin osallistumista. Tapahtuman maksut laskutetaan myös viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen peruneilta (ks. Osallistumisen peruminen).
Tapahtumaan ilmoittautuminen
Jotta partiolainen voi osallistua lippukunnan tapahtumaan, tulee partiolaisen olla ilmoittautuneena tapahtumaan Kuksassa. Kuksassa tapahtumaan ilmoittautuminen on sitova, ja ilmoittautumalla jäsen sitoutuu maksamaan tapahtuman osallistumismaksun, ellei ole saanut siitä vapautusta. Osallistumisen tietoja voi muuttaa ja osallistumisen perua viimeiseen ilmoittautumispäivään asti. Tämä tehdään Asiointipalvelun kautta osoitteessa asiointi.partio.fi.
Tapahtumaan ilmoittaudutaan linkistä, joka ilmoitetaan tapahtuman infokirjeessä. Alaikäisen partiolaisen ilmoittaa tapahtumaan huoltaja. Kuitenkin yli 15-vuotias partiolainen voi itse ilmoittautua omilla PartioID-tunnuksillaan korkeintaan kaksi yötä kestävään tapahtumaan (Korona-aikana poikkeuksellisesti kaikkiin pidempikestoisiin tapahtumiin ilmoittaa huoltaja). Kuksaa ylläpitää ja sen toiminnasta vastaa Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry.
Ilmoittautumisen yhteydessä täytyy Kuksa-ilmoittautumisen lisätietoa-kentässä tuoda ilmi seikat, jotka vaikuttavat partiolaiset turvallisuuteen tapahtumassa. Tällaisia seikkoja ovat esimerkiksi voimassa olevat lääkitykset, lääkeaineallergiat ja muut vastaavat tekijät. Lisäksi osallistujalla tulee olla mukanaan tapahtumassa kaikki sellaiset lääkkeet, joita hän tapahtuman aikana saattaa tarvita, mukaan lukien esimerkiksi särky- ja allergialääkkeet. Nykyohjeistuksen mukaan tapahtumassa ei voi partiolaiselle antaa muita lääkkeitä, kuin mitä hänellä itsellään on mukana.
Tapahtumaan tulee ilmoittautua ilmoittautumisen viimeiseen päivämäärään mennessä, ellei jälki-ilmoittautumismahdollisuudesta tiedoteta erikseen. Näin voit tarkistaa, että ilmoittautumisesi on tullut perille:
- Kuksa lähettää automaattisesti vahvistuksen osallistumisesta muutaman arkipäivän sisällä. Mikäli et saa vahvistusviestiä, ole yhteydessä tapahtumanjohtajaan varmistaaksesi, että osallistuminen on kirjautunut järjestelmään.
- Voit tarkistaa ilmoittautumisen myös Asiointipalvelusta asiointi.partio.fi.
- Mikäli Kuksan käytön, esimerkiksi ilmoittautumisen kanssa, ilmenee ongelmia, ole yhteydessä jäsenrekisterinhoitajaan. Yhteystiedot tämän ohjeen lopussa.
Henkilö- ja ilmoittautumistietoja käsittelevät tapahtuman tekijät, siltä osin kuin se on heidän tehtävissään tarpeellista. Lisätietoja https://www.partio.fi/tietosuoja.
Partiovakuutus ja jäsenmaksu
Eräpäivään mennessä maksettu partion jäsenmaksu on ehdoton edellytys tapahtumaan osallistumiselle. Mikäli jäsenmaksua ei ole maksettu, ei partiolainen voi osallistua partiotapahtumiin tai ryhmien viikkotoimintaan. Jäsenmaksu tulee maksaa eräpäivään mennessä.
Jäsenmaksun maksaneilla partiolaisilla on toiminnan vastuu., tapaturma-, matkustaja-, matkatavara- ja matkavastuuvakuutus LähiTapiolassa. Partiovakuutus on tapaturma- ja matkavakuutuksen osalta toissijainen, vahingon sattuessa korvausta haetaan ensisijaisesti vakuutetun omasta, mahdollisesta henkilökohtaisesta vakuutuksesta.
Lisätietoja vakuutuksesta sekä ohjeet vahinkoilmoituksen tekoon osoitteessa https://www.partio.fi/partiolaiselle/jasenpalvelut/partiovakuutus/.
Osallistumisen peruminen
Osallistumisen tietoja voi muuttaa ja osallistumisen perua viimeiseen ilmoittautumispäivään asti (ks. Tapahtumaan ilmoittautuminen. Tämän jälkeen ilmoittautuminen on sitova. Mikäli osallistuminen pitää perua, tulee siitä ilmoitta tapahtuman johtajalle tai vastuuhenkilölle heti, kun mahdollista. Viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen perutut tapahtumien osallistumismaksut tulee maksaa ellei peruutus johdu sairastumisesta (tapahtumanjohtaja voi kuitenkin oman harkintansa mukaan jättää tapahtuman laskuttamatta, jos tapahtumasta ei ole syntynyt kuluja ennen perumista). Osallistumismaksu tulee maksaa myös kokonaan, jos osallistumista ei peru ollenkaan. Jos sairastuminen tapahtuu sen jälkeen kun tapahtuma on jo maksettu, ole yhteydessä tapahtumanjohtajaan.
Ilmaisten tapahtumien kohdalla, jos osallistumista ei peruta viimeiseen ilmoittautumispäivään mennessä, laskutetaan partiolaista seuraavasti:
- Ilmaiset päivätapahtumat: 5€
- Ilmaiset yön yli kestävät tapahtumat, joissa majoitutaan maastossa: 15€
- Ilmaiset yön yli kestävät tapahtumat, joissa majoitutaan partiokämpällä: 30€
Tapahtuman keskeytyminen
Huoltajan tai huoltajan nimeämän henkilön tulee olla tavoitettavissa koko tapahtuman ajan. Mikäli huoltaja itse ei ole tavoitettavissa, tulee ilmoittautumisen yhteydessä antaa sellaisen henkilön yhteystiedot, johon lippukunta saa tarvittaessa yhteyden tapahtuman aikana.
Joskus tapahtuma voi partiolaisen osalta keskeytyä. Keskeytymiselle voi olla useita syitä, esimerkiksi sairastuminen. Tällaisissa tapauksissa huoltajan tulee järjestää osallistujan kotimatka. Sairastapauksissa partiovakuutuksesta on haettavissa korvaus keskeytyneen tapahtuman osallistumismaksuun.
Yhteystiedot
Lippukunnan käytänteisiin liittyvät kyselyt voi osoittaa suoraan lippukunnanjohtajalle. Jäsenrekisterin kanssa ilmenevistä ongelmista voi olla yhteydessä jäsenrekisterinhoitajaan. Yksittäiseen tapahtumaan liittyvistä kysymyksistä voi olla yhteydessä kyseisen tapahtuman johtajaan.
Lippukunnanjohtajana kaudella 2024–2025 toimii:
Aarni Kivistö
aarni.kivisto@koudat.fi
Jäsenrekisterinhoitaja kaudella 2024–2025 toimii:
Sasi
